Niemand hat Zeit sein Büro oder den Schreibtisch aufzuräumen, aber alle haben Zeit zum Suchen.
Jürgen Kurz
Mein Angebot richtet sich an kleine Firmen, Lehrerinnen, Freiberuflerinnen, Soloselbstständige, Privatleute und alle anderen Einzelkämpferinnen!
Wann ist ein Arbeitsplatzcoaching sinnvoll?
- wenn Sie sich selbstständig machen und bisher noch keine Organisation in dieser Richtung brauchten.
- wenn Sie plötzlich alleine den ganzen „Papierkram“ erledigen müssen, den früher jemand anderes für Sie erledigt hat.
- wenn Sie zu wenig Zeit haben, um sich alleine eine gute Struktur aufzubauen.
- wenn Sie sich gerne „verzetteln“.
- wenn sich die private Lebenssituation sehr verändert hat.
Ich bin diejenigen, die in Ihrem Büro das Suchen abschafft!
Gemeinsam erarbeiten wir Ihre Struktur und Sie erhalten damit wieder mehr Überblick.
Sie sind selbstständig?
Sie vergeuden viel Zeit mit Suchen von Unterlagen, sowohl in der Papierablage als auch in der digitalen Ablage. Sie beenden am Abend gestresst und unzufrieden Ihre Arbeit, da Sie nicht das geschafft haben, was Sie sich vorgenommen hatten. Bestimmt haben Sie Termine verpasst und Rechnungen nicht bezahlt und dadurch entstehen zusätzliche Aufgaben. Ihnen fehlen Strukturen und funktionierende Abläufe? Sie müssen Überstunden machen, um doch noch alles erledigt zu bekommen, was auf Ihrer To-do-Liste steht?
Sie sind mit diesen Problemen nicht alleine. Studien belegen, dass es im administrativen Bereich eine Verschwendung von Arbeitszeit von bis zu 30% gibt. Ein Großteil dieser Verschwendung entsteht durch das Suchen von Unterlagen und ein schlechtes E-Mail-Management.
Was gewinnen Sie durch ein Arbeitsplatzcoaching ?
Mein Ziel ist es, dass Sie Geld, Zeit und Raum sparen und am Ende des Tages mit dem guten Gefühl Ihre Arbeit beenden, das geschafft zu haben, was Sie sich vorgenomment hatten. Ich helfe Ihnen ganz nebenbei, Ihre Ablage und Ihre Abläufe GoBD-konform aufzusetzten.
Wie lässt sich das mit meiner Hilfe für Sie umsetzen?
Gemeinsam entwickeln wir eine neue Ablagestruktur für die gesamte Ablage.
Es wird festgelegt, wer auf welche Dokumente zugreifen darf und wo die Dokumente gespeichert beziehungsweise abgelegt und archiviert werden. Ist es in Papierform, wird es digital auf dem eigenen Rechner, auf dem eigenen Server oder in der Cloud gespeichert?
Im digitalen Bereich schauen wir uns den Umgang und die Verarbeitung von E-Mails an. Wie lassen sich auch mit einfachen Mitteln Termine strukturieren und Aufgaben planen. Eine digitale Struktur wird so aufgebaut, dass Sie mit 3-4 Klicks auf jedes Dokument zugreifen können.
Wir entwickeln einen Ablageplan, der auch die Verknüpfung von analoger und digitaler Ablage berücksichtigt. Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen ist es immer hilfreich, wenn ein Bürohandbuch vorliegt, damit im Vertretungsfall jeder einspringen kann. Durch diese Arbeiten ist die Erstellung einer Verfahrendokumentation schon vorbereitet. Bei Bedarf können wir diese gemeinsam erstellen.
Ihre Papierablage können Sie perfekt mit der Mappei-Methode organisieren. Mit dieser Methode haben Sie jedes Dokument am richtigen Platz und Sie können so jederzeit ohne Zeitverlust darauf zugreifen. Damit sind Sie immer aussagefähig, haben weniger Suchzeiten und damit weniger Stress. Durch die rollierende Wiedervorlage vergessen Sie keinen Termin mehr. Als Mappei-Organisationsberaterin kann ich Ihnen vor Ort die Vorteile genau aufzeigen.
Natürlich arbeite ich auch mit anderen Organisationsmitteln wie Ordnern oder Hängemappen, wenn Sie es wünschen.
Haben Sie Mitarbeiter, die in die Büroorganisation eingeführt werden müssen, zum Beispiel Auszubildende, Mitarbeiter, die sich unsicher fühlen in Ihrer Selbstorganisation oder Quereinsteiger, können wir gerne eine Schulung bei Ihnen im Unternehmen zu diesem Thema vereinbaren.
Sie haben privat Probleme mit Ihrem Büro?
Beim privaten Arbeitsplatzcoaching beginne ich mit Ihnen vor Ort den Arbeitsplatz, die Arbeitsabläufe und die verwendeten Ordnungssysteme zu analysieren. Wie beginnen damit, alte Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen, auszusortieren. Oft ist nicht bekannt, wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen. Durch meinen Blick von außen zeige ich Ihnen eine andere Sicht auf ihre bestehenden Strukturen und Abläufe. Zusammen erarbeiten wir dann neue Standards, Prozesse sowie ein funktionierendes Ordnungs- und Ablagesystem für Papier, PC und Archiv.
Ziel ist es, gemeinsam durch entsprechende Werkzeuge dauerhaft Ordnung in Ihrem Büro zu halten. Die neu entstandene Ordnung führt zu mehr Freude bei der Arbeit sowie zu steigender Motivation, Effizienz und neuer Kreativität.
Durch einen strukturierten Arbeitsplatz erledigen Sie Ihre Aufgaben besser, in kürzerer Zeit und viel entspannter.
Kundenstimmen
Ihre (Mappei-)Eingangsberatung war absolut erstklassig!
Empathisch, freundlich, verständnisvoll, lösungsorientiert und kompetent. In keiner Sekunde hatte ich das Gefühl, dass mir jemand irgendetwas verkaufen will, sondern mir bei einer Problemlösung behilflich ist.
Es war mir eine große Freude und Lernerfolg von Ihnen beraten worden zu sein!
Mit musikalischen Grüßen
Frank Weise